top of page

イベント運営マニュアル完全版【当日~開催終了後編】



本記事では、イベント当日の運営から終了後のフォローアップまでを詳細に説明し、成功するイベントに必要となる実践的なノウハウをご紹介します。


目的設定から会場選定、プログラム設計などのイベント開催前の準備を詳しく知りたい方は以下記事をCheck！ ➤➤➤イベント運営マニュアル完全版【事前準備編】


Step1. 当日編：スムーズなイベント運営のためのチェックポイントをおさえる！



当日は、綿密な準備を基に、冷静かつ臨機応変な対応が求められます。


（１）会場設営の最終確認


①会場全体のレイアウトが計画通りに設置されているかを確認しましょう

テーブルや椅子の配置が適切であるか、通路が確保されているかを再チェックすることで、参加者が快適に移動できる環境を整えます。


②音響設備や照明の設置状況を確認しましょう

マイクやスピーカーの音量が適切で、会場全体に音が行き渡るかを確認し、照明が十分に明るいか、またはイベントの雰囲気に合った設定になっているかを確認しましょう。


③非常口や避難経路の確認をスタッフ全員で行いましょう

参加者の安全を第一に考え、緊急時の対応がスムーズに行えるように標識が見やすく設置されているかを確認してください。


④掲示物や案内板が正確な情報を表示しているか確認しましょう

参加者が迷うことなく目的地に到達できるよう、実際に参加者視点で受付から歩いてみましょう。


⑤会場内の清掃状況を確認しましょう

清潔さを保つために、ゴミ箱の配置やトイレの清掃状況も確認しておきましょう。


これらの最終確認を徹底することで、参加者にとって快適でスムーズなイベント体験を提供することができます。


（２）スタッフへの最終ブリーフィング

イベント開始前にスタッフ全員を集め、役割とタイムスケジュールを再確認します。

各自の担当エリアや役割が明確になっているかを確認し、スムーズな情報共有を行いましょう。 また、緊急時の対応策や避難経路を含む安全対策についても詳細に説明し、全員が適切に対応できるようにします。


＜ブリーフィング時のポイント！＞

  • イベントの目的や期待される成果を再度強調し、スタッフのモチベーションを高める！

  • コミュニケーションの手段や頻度についても確認し、連絡が取りやすい体制を整える！ 特に、大規模なイベントでは、情報の行き違いや混乱が起こりやすいため、連絡ツールの利用方法を全員で統一することが重要です。

  • 参加者からの質問や要望に迅速に対応できるよう、FAQ集とその回答を準備し、スタッフ全員が把握していることを確認する！ これにより、参加者が抱える不安や問題を迅速に解消し、イベント全体の満足度を向上させることができます。

  • ブリーフィングの終了時には、質疑応答の時間を設ける！ スタッフが安心して役割を果たすことができ、イベントの成功に向けたチームの一体感が強まります。


スタッフ一人ひとりが自信を持って臨むことで、イベント当日の運営がスムーズに進行し、参加者にとっても満足度の高い体験となります。


（３）参加者受付と対応

受付担当者には事前に配布物や資料の内容、対応手順をしっかりと共有しておくことが重要です。受付はイベントの第一印象を決定付ける場でもあるため、スムーズかつ親切な対応を心がけましょう。

参加者がスムーズに会場に入れるよう、QRコードやバーコードを利用したデジタルチェックインシステムを導入するのも効果的です。

また、予期せぬトラブルに備えて、フレキシブルな対応を可能にするためのバックアッププランを準備しておくと良いでしょう。

例えば、参加者の名前がリストにない場合や、参加者が支払いの確認を求めてきた場合に迅速に対応できるよう、責任者やサポートチームを配置することが大切です。


（４）プログラム進行管理

全体のタイムラインを再確認し、各セッションやアクティビティの開始・終了時間を明確にしておくことが肝心です。

各プログラムに責任者を配置し、万が一の変更やトラブルに迅速に対応できる体制を整えておくのもおすすめです。

特に、ゲストスピーカーやパフォーマーのスケジュール変更や技術的なトラブルに備えた柔軟な対応が求められます。


進行中は、事前に決めた進行表を基に、全体の進捗状況を常にモニタリングし、必要に応じて微調整を行うことが重要です。時間管理だけでなく、参加者の反応や会場の雰囲気を把握することも含まれます。

適切なタイミングでの休憩や、参加者のエンゲージメントを高めるためのインタラクティブな要素を効果的に組み込むことで、イベント全体の満足度を高めることができます。


進行中の情報をリアルタイムでスタッフ間で共有するために、無線や専用のアプリケーションを利用してコミュニケーションを円滑にすることも推奨されます。イベントが全体として成功するためには、こうした細やかな進行管理が鍵となるのです。


（５）参加者エンゲージメントの促進

  1. 参加者がすぐにイベントに溶け込めるよう、ウェルカムメッセージやガイドラインを用意しましょう。

    例えば、受付時に配布するプログラムや案内資料に、イベントの目的や期待される成果について簡潔にまとめておくと効果的です。

  2. インタラクティブなセッションを増やすことも有効です。 例えば、Q&Aセッションやワークショップを組み込むことで、参加者が積極的に関与できる機会を提供します。

  3. 参加者同士のネットワーキングを支援するための工夫も忘れずに行いましょう。 名刺交換や交流の場を設けることで、イベント後も続く関係を築くことができます。


これらの取り組みを通じて、参加者がイベントの価値を最大限に享受し、ポジティブな体験を持ち帰ることができるようにしましょう。

 

Step2. イベント終了後：成功を最大化するためのフォローアップ



イベント終了後も、参加者との関係構築、次回イベントへの改善につなげるための活動は重要です。


（１）アンケート分析と結果報告

イベント終了後のフォローアップの一環として、まず、参加者から収集したアンケートデータを詳細に分析し、イベントの成功要因と改善点を明確にします。


アンケートでは、参加者の満足度、プログラム内容の評価、運営スタッフの対応など、多角的な視点からフィードバックを得られるよう、項目を作成しましょう。


次に、これらのデータを基に、具体的な改善策や次回に活かせるポイントを抜き出します。

その後、分析結果を関係者全体に共有するために、報告書を作成します。


報告書は、データに基づく事実を示しつつ、参加者の声を反映したストーリー性のある内容に仕上げると効果的です。

報告書には、アンケート結果の要約、参加者からの具体的なコメント、そして次回イベントへの提案を含めると良いでしょう。

報告書を丁寧に作成することで、関係者がイベントの成果を具体的に把握し、次回のプランニングに役立てることができます。


最後に、報告の結論部分では、イベント全体の評価を総括し、今後の展望について前向きなメッセージを伝えましょう。次回のイベントに向けたモチベーションを高め、関係者全体の協力を促進することができます。

 

（２）御礼と情報発信

イベントが成功裏に終了した後、参加者や関係者への感謝の気持ちを伝えることは非常に重要です。


まずは、参加者に対して感謝の意を示すメールを送信しましょう。

この際、イベントのハイライトや特に記憶に残る瞬間を簡単に振り返り、参加者の貢献がどれほど大きかったかを具体的に伝えることが効果的です。


次に、SNSや公式ウェブサイトを活用して、イベントの成果を広く発信しましょう。特に、参加者の声やアンケート結果を基にしたポジティブなフィードバックを引用することで、イベントの成功を強調することができます。これにより、フォローアップとしての効果的な情報発信が可能となり、イベントのブランド価値を高めることができます。


また、参加者だけでなく、協賛企業やボランティアスタッフなど、イベントを支えてくれたすべての関係者にも個別に感謝のメッセージを送りましょう。

あわせて、イベント終了後のフィードバックを求めることで、今後の改善点を把握し、次回のイベントに活かすことができます。


最後に、イベントの成功を最大化するためには、情報発信のタイミングが重要です。イベント終了後、できるだけ早い段階で感謝と情報発信を行うことで、参加者の記憶が鮮明なうちに次回への期待感を高めることができるでしょう。


（３）次回イベントへの改善策検討

イベントが終了した後、次回の成功に繋げるためには、改善策の検討が必要です。


まず、参加者から収集したアンケートのフィードバックを詳細に分析し、イベントのどの部分が特に好評だったか、また改善を必要とする部分はどこかを明確にします。

例えば、会場の利便性やプログラムの内容、スタッフの対応についての意見を集約し、具体的な改善点をリストアップします。


次に、チーム内で意見交換を行い、運営の各担当者からの視点で改善案を出し合います。イベントの目的達成度や、参加者の満足度に基づいて優先順位を設定することが重要です。さらに、ベンチマークとして他の成功したイベントの事例を研究し、活用できるポイントを見つけることも改善策を考える上で有効です。


最後に、定期的なフォローアップミーティングを設定し、進捗状況を確認しながら柔軟に計画を調整していくことも忘れずに行いましょう。これにより、常に最適な改善策が実行され、次回のイベントがより成功しやすくなります。


まとめ



イベントの成功は、その計画や当日の実行だけでなく、終了後のフォローアップにも大きく依存しています。Step1とStep2で詳しく説明した各プロセスは、イベントを円滑に進め、参加者の期待を超える体験を提供するための重要な要素です。なるべくマニュアル化し、より良いイベント作りのためにPDCAサイクルをまわしていきましょう。



★そのまま使える！開催～終了後までのToDoリスト公開中★ 「【完全版】イベント運営チェックリスト」も併せてご覧ください。




セミナーインフォでは、金融機関向けにオフラインとオンライン開催のハイブリッド開催のイベントや会場開催に特化したイベントなど、様々なご要望にお応えできます。


協賛型イベント➤こちら

プライベートイベント➤こちら




 

＃イベント運営　＃マニュアル



bottom of page